Bestuurszaken

Als bestuur van de speeltuin of speelplek ben je verantwoordelijk voor het reilen en zeilen in de speeltuin. Om alles vlekkeloos te laten verlopen, dient helder te zijn hoe zaken geregeld zijn.

Bestuurszaken:

• Rechtsvorm van een speeltuin

Het runnen van een speeltuin is leuk en fijn, maar kan ook risico’s met zich meebrengen. Denk bijvoorbeeld aan veiligheidsrisico’s of financiële risico’s. Om deze zaken juridisch goed vast te leggen, dien je voor je speeltuin een rechtsvorm te kiezen en je in te schrijven als rechtspersoon. Hiermee voorkom je dat je als bestuurder hoofdelijk aansprakelijk wordt gesteld voor ongewenste risico’s. Klik hier voor meer informatie over rechtsvormen van een speeltuin.

• Inschrijving Kamer van Koophandel

Een speeltuin dient zich in te schrijven bij de Kamer van Koophandel als rechtspersoon. Dit doe je om te voorkomen dat je als bestuurder hoofdelijk aansprakelijk wordt gesteld voor risico’s in de speeltuin. Alles over het inschrijven en wijzigen van je rechtspersoon vind je hier.

Stichtingen en verenigingen zijn vanaf 27 maart 2022 verplicht om de uiteindelijk belanghebbenden, (UBO’s), aan te melden bij de Kamer van Koophandel (KvK). Het is bedoeld voor mensen die binnen je vereniging/stichting voor meer dan 25% stemrecht hebben bij een besluit tot statutenwijziging. Maar … omdat er bij een vereniging/stichting geen “eigenaar” is, moet vaak het volledige bestuur aangewezen worden als “hoger leidinggevende”. Dit is een extra administratieve handeling die vastgelegd dient te worden bij de Kamer van Koophandel. Klik op deze link voor meer informatie en klik op “start voorbereiding” en kies voor stichting of vereniging. Daarna is te lezen welke gegevens en documenten je nodig hebt om een UBO aan te melden.

• WBTR (Wet Bestuur Toezicht en Rechtspersonen)

Op 1 juli 2021 gaat de Wet Bestuur Toezicht en Rechtspersonen (WBTR) in. Op dat moment moet een vereniging of stichting voldoen aan deze wet die is bedoeld om het bestuur en toezicht van verenigingen en stichtingen te verbeteren. Én om te voorkomen dat wanbestuur, onverantwoordelijk financieel beheer, zelfverrijking, misbruik van posities en andere ongewenste activiteiten verenigingen schaden. Dat betekent voor veel verenigingen en stichtingen dat zij een en ander moeten wijzigingen.

De wet verplicht niet dat alle verenigingen en stichtingen vóór 1 juli 2021 hun statuten moeten wijzigen. Er geldt namelijk overgangsrecht. U heeft de tijd. Als de huidige statuten regels bevatten die niet in lijn zijn met de WBTR, dan vervallen deze op het moment dat de WBTR in werking treedt. De WBTR verplicht u wel om bij de eerstvolgende statutenwijziging de statuten in overeenstemming met de WBTR te brengen. Het is uiteraard wel verstandig om de komst van de WBTR te gebruiken als moment om (samen met een notaris) de statuten nog eens tegen het licht te houden. Op die manier kunt u bepalen wat het beste moment is om de statuten te wijzigen. Soms is het namelijk verstandig om niet te lang met het wijzigen van de statuten te wachten.

• Speeltuinbeleid: Statuten en Huishoudelijk Reglement

De statuten van een vereniging of stichting bevatten de grondregels van de organisatie. Hierin staan naam, doelstelling en bestuursonderwerpen. Deze statuten zijn vaak vrij algemeen geformuleerd. Dat is ook aan te raden, want voor iedere wijziging van de statuten moet je weer naar de notaris.

Je kunt de statuten aanvullen met een Huishoudelijk Reglement (HR). Hierin kun je van alles regelen over de dagelijkse gang van zaken. Je kunt ook de doelstelling verder uitwerken, de manier van vergaderen, etc. De regels zijn aanvullend, ze kunnen dus niet in strijd zijn met de statuten. Het voordeel van een HR is dat het niet door de notaris hoeft te worden opgesteld. Bij wijzigingen heb je dus ook geen notaris nodig. Je kan ook andere specifieke regelingen opstellen, zoals een contributieregeling voor een vereniging, of een sponsorregeling.

• Verzekeringen

Met de inschrijving van je vereniging of stichting voorkom je dat je hoofdelijk aansprakelijk wordt gesteld. Uiteraard wil je de speeltuin ook beschermen tegen bijvoorbeeld financiële risico’s, veiligheidsrisico’s of ongevallen van vrijwilligers. Je kunt je organisatie hiervoor verzekeren. Via Speeltuinwerk Limburg kun je gebruik maken van een voordelig verzekeringspakket voor Wettelijke Aansprakelijkheid, Ongevallen en Bestuurdersaansprakelijkheid. Ook de gemeente biedt vaak een vrijwilligersverzekering aan. Neem contact op met voor meer informatie.

• Vrijwilligersbeleid

Voor zowel het bestuur als de vrijwilligers is het prettig als er heldere afspraken zijn over de werkzaamheden in de speeltuin, de omgang met elkaar en de bezoekers. Deze afspraken leg je vast in het vrijwilligersbeleid van je speeltuin. Kijk voor een goede basis daarvoor ook eens hier.
Je kunt met vrijwilligers ook afspraken maken in de vorm van een vrijwilligersovereenkomst. Deze zijn er in vele vormen en kunnen door de organisatie worden aangepast als maatwerk voor hun club. Je vindt er meer informatie over op bijvoorbeeld nov.nl , maar ook andere websites geven mogelijkheden. Uiteraard kun je ook het voorbeeld van SpeL bewerken voor jouw (speeltuin).

Als je ervoor kiest vergoedingen uit te reiken aan vrijwilligers kun je daarover informatie halen bij de belastingdienst.

• Financiën

Elke organisatie is gebaat bij een gezonde financiële huishouding. De penningmeester zorgt voor het financieel beheer met een jaarlijkse begroting en financieel jaarverslag. De dagelijkse financiële zaken dienen te worden geregistreerd, zodat je overzicht houdt over inkomsten en uitgaven. Ben je op zoek naar extra financiën voor een grote investering of bijvoorbeeld renovatie van je speeltuin? Dit praktijkvoorbeeld helpt je daarbij op weg. Wil je met fondsenwerving en sponsoring aan de slag? Bij Training en Inspiratie vind je meer informatie over de bijeenkomst “Hoe gaan wij dit financieren?”. Voor de eerste basisinformatie over geld en sponsoring klik je hier.

• Exploitatie van de speeltuin

Vanaf het moment, dat de aanleg van een speelvoorziening is voltooid, begint de exploitatie. Dit betekent dat zowel de uitgaven als de inkomsten schriftelijk bijgehouden (geadministreerd) moeten worden. De meeste subsidiegevers, zoals de gemeenten, verlangen voor het verstrekken van subsidie een begroting, een financieel jaarverslag, een jaarplan en een jaarrekening. Ook verlangen ze, dat organisaties jaarlijks hun begroting en jaarplan ter goedkeuring voorleggen en na afloop van het jaar verslag doen van hun werkzaamheden, vergezeld van een jaarrekening. Ook is het in een aantal gemeenten gebruikelijk om voor het afleggen van verantwoording formulieren te gebruiken, die de gemeente zelf verstrekt. Informeer hiernaar bij de betreffende gemeente.

In de jaarlijkse begroting staan de te verwachten uitgaven tegenover de te verwachten inkomsten. In de jaarrekening en het jaarverslag staat precies wat er dat jaar is gedaan met de financiën van de organisatie. In het jaarplan staat wat de organisatie van plan is voor het komende jaar.

• Veiligheid van de speeltuin

Buiten spelen dient naast leuk en uitdagend, vooral ook veilig te zijn. Veilig in technisch opzicht, maar vooral ook in sociaal opzicht.
Meer informatie over technische veiligheid vind je hier.
Meer informatie over sociale veiligheid vind je hier.

Risico inventarisatie (RIE) is ook een manier voor veiligheidsnormering.  Als je daarmee aan de slag wilt gaan raden we je aan dit te doen met een vrijwilliger die hier vanuit (werk)ervaring al eerder mee heeft gewerkt. Een RIE is een extra en vervangt niet de normale wet- en regelgeving, maar kan best een goede toevoeging zijn.

• Muziek afspelen in je speeltuin

Voor het afspelen van muziek én films in de openbare ruimte heb je licenties nodig waarvoor je een vergoeding betaalt en waardoor je toestemming hebt om de muziek te gebruiken. Voor het afspelen van muziek betaal je zowel aan BUMA als aan SENA. BUMA betaalt componisten, tekstschrijvers en muziekuitgeverijen (bedenkers). SENA betaalt de muzikanten en producenten (makers). Voor het afspelen van films betaal je aan Filmservice.

Zorg dat je dit goed geregeld hebt voor je speeltuin. Voor meer informatie hierover, neem contact met ons op of stuur een mail naar  info@speeltuinwerklimburg.nl.

• Samenwerking 

Alleen ga je sneller, samen kom je verder.  Dat geldt ook voor een speeltuin! Alle organisaties – ook speeltuinen – komen verder door samen te werken. Als speeltuin sta je sterker met een stevig netwerk van partners. Denk bijvoorbeeld aan de samenwerking met de gemeente: Zij stellen de jaarlijkse subsidie voor de speeltuin beschikbaar, waardoor je speeltuin volop speelplezier kan bieden voor de kinderen in de wijk. Een samenwerking met de basisschool en het kinderdagverblijf kan zorgen voor vaste bezoekers in de speeltuin onder schooltijd of schoolreisjes. Samenwerken met de buurtvereniging of jongerenorganisatie biedt kansen voor leuke activiteiten in de speeltuin. Zorg ook dat je de bezoekers van de speeltuin goed leert kennen. Enerzijds zijn zij de ambassadeur voor je speeltuin, anderzijds zijn zij misschien een toekomstige vrijwilliger of bestuurslid. Samenwerking met lokale ondernemers zorgt ervoor dat je afspraken kunt maken over voordelig inkopen van materialen of jaarlijkse sponsoring van activiteiten in je speeltuin.

Kom je graag met andere besturen van speeltuinen in contact en wil je samen met hen in gesprek over bestuurszaken? Bij Training en Inspiratie vind je informatie over themabijeenkomsten die Speeltuinwerk Limburg organiseert.