School/Kinderopvang: Stappenplan

Projectplan

Allereerst is het belangrijk je plannen goed te beschrijven in een projectplan. Hiermee wordt duidelijk wat de wensen zijn voor de initiatiefnemers, betrokken partijen en mogelijke mede financiers.

In een projectplan beschrijf je het wie, wat, waar, wanneer en hoe van je project. Om de gemeente, sponsoren, fondsen en andere mogelijke financiers te overtuigen van jullie goede plannen, is het belangrijk de meerwaarde van je project te benadrukken. Denk hierbij aan: meer ontmoeting in de buurt, leefbaarheid voor de buurt, meer beweegmogelijkheden voor kinderen (en ouderen), meer groen of natuur, een verbetering voor de veiligheid of een andere meerwaarde die belangrijk zou kunnen zijn voor de partij die je gaat benaderen. Verder is het belangrijk om weer te geven wat jullie al hebben gedaan om te komen tot deze plannen.

Ontwerp van de plannen: Ter verduidelijking van de plannen voeg je een ontwerp toe aan het projectplan. Mocht er nog geen ontwerp zijn, kan dit eventueel ook met foto’s worden weergegeven.

Inspraak

Het plan dat je hebt opgesteld kan niet definitief worden zonder inspraakmoment. Laat alle partijen die meedenken erop reageren, maar vergeet zeker ook niet om de minder positieve (buurt)betrokkenen te informeren. Juist op dit moment in het initiatief kunnen zij -soms zeer rake en waardevolle- zienswijzen verschaffen waarmee het initiatief van alle kanten wordt belicht. Ook de boze-buurman-kant is belangrijk! Je kunt hier samen de beste oplossing zoeken en aanpassen. Het voorschotelen van een niet meer te wijzigen plan zal vaak in het verkeerde keelgat schieten. Houd deze gedachte ook zelf goed voor ogen!

Kinderinspraak

Wanneer het gaat om een speelplek of buitenruimte voor kinderen, dan is het vanzelfsprekend dat kinderen om hun mening wordt gevraagd. Het is belangrijk dat je dat doet op een manier die open is en niet stuurt naar de grote-mensen-wensen. Je vraagt kinderen bijvoorbeeld beter naar wat zij willen dóen, dan naar wat zij willen hébben. Tegelijk is het belangrijk dat kinderen snappen dat plannen maken iets anders is dan uitvoeren en dat dat nog echt wel een poos kan gaan duren. Voor hen soms moeilijk te begrijpen. Speeltuinwerk Limburg kan je  helpen om kinderinspraak goed neer te zetten in jouw initiatief, maar ook hoe je de resultaten ervan weer kunt verwerken in jullie plannen.

Suggesties voor goed vormgeven van kinderinspraak vind je via deze link.

Begroting en dekkingsplan

Om een begroting van je plannen te kunnen opstellen dienen kosten voor uit te voeren werkzaamheden bekend te zijn. Offertes van aannemers dienen hiervoor als basis. Indien er bijkomende kosten van andere partijen zijn, dienen deze ook op de begroting te worden opgenomen.

Probeer in de begroting specifiek weer te geven welk bedrag voor welk onderdeel is begroot. Hiermee kan een sponsor bijvoorbeeld aangeven welk onderdeel deze zou willen bekostigen.

In het dekkingsplan geef je aan hoe de kosten betaald (gedekt) gaan worden. Het eigen budget of het bedrag wat het scholenbestuur bijdraagt, neem je op in dit overzicht. Ook noem je hierin de subsidie die gemeente bij gaat dragen aan de plannen voor het schoolplein. Verder kan er een bedrag worden genoemd voor de vrijwillige inzet die verwacht wordt bij de uitvoering en kunnen voorbereidingskosten worden weergegeven met uren aan vrijwillige inzet.

Het bedrag wat overblijft wanneer je het dekkingsbedrag van het begrote bedrag aftelt, is het bedrag wat je via sponsoring, fondsenwerving, crowdfunding of inzameling bij elkaar probeert te krijgen. De begroting en het dekkingsplan neem je op in je projectplan. Vervolgens kunnen met je projectplan subsidies en bijdragen van fondsen en serviceclubs worden aangevraagd.

Voordat de selectie van fondsen is het belangrijk te weten, aan welke voorwaarden je aanvraag dient te voldoen. Probeer dit ook zo goed mogelijk in een brief of mail per partij aan te geven, zodat zij kunnen zien dat het project voldoet aan de gestelde voorwaarden.

Subsidie

• Aanvraag subsidie bij gemeente. Wellicht dat je hiervoor bij meerdere afdelingen het projectplan dient voor te leggen. Denk hierbij aan contactpersonen die gaan over: burgerparticipatie, leefbaarheid, duurzaamheid, sport en bewegen, verkeer, openbare ruimte of groen.
• Aanvraag subsidie bij de provincie, indien van toepassing.

Fondsenwerving

• Aanvraag bij landelijke fondsen: Jantje Beton, NSGK/VSB via aanvraag.nl, Prins Bernhard Cultuurfonds.
• Aanvraag bij lokale fondsen: Informeer voor lokale fondsen bij je gemeente of welzijnsorganisatie, maar ook zeker bij andere verenigingen of stichting die afhankelijk zijn van sponsor- en fondsbijdragen.
• Aanleveren officiële documenten bij landelijke en lokale fondsen.
• In contact blijven met fondsen.
• Schriftelijke goedkeuring/honorering door fondsen.
• Verantwoording naar fondsen (houdt rekening met langere doorlooptijd, ca. 4-6 maanden).

Kijk ook eens bij verwijzing voor nuttige links of bij geld voor jouw project voor meer informatie.

Sponsorwerving

• Opstellen sponsorplan en overzicht te werven sponsors. Denk hierbij aan lokale ondernemers, maar ook aan Rabobank Coöperatiefonds en de dorps- of wijkraad.
• Aanschrijven/bezoeken van sponsors.
• In contact blijven met sponsors. Informeren over de voortgang van het project.

Crowdfunding

• Een gepaste crowdfundingpagina kiezen, zoals bijvoorbeeld  www.voorjebuurt.nl.
• Opstarten van crowdfunding. Crowdfunding is een relatief nieuw instrument wat steeds meer wordt ingezet. Meestal worden hier geen grote bedragen mee binnengehaald, echter stimuleert het lokale draagvlak en betrokkenheid. Het is een passende manier om alle buurt- en wijkbewoners een individuele bijdrage te laten doen, maar ook lokale ondernemers en het verenigingsleven.
• In contact blijven met donateurs. Informeren over de voortgang van het project.

Inzamelingsacties

Inzamelingsacties heb je in vele soorten en maten. Met een inzamelingsactie kun je zorgen dat er veel publiciteit wordt gegeven voor de meerwaarde van je project in de directe omgeving. Een inzamelingsactie is daarom ook meer dan een vraag om een financiële bijdrage. Het is een manier om het project te delen met direct betrokkenen. Tevens kunnen zij met een bijdrage aangeven dat zij het project steunen.

• Breng mogelijke inzamelingsacties in jouw dorp of wijk in kaart. Denk bijvoorbeeld aan een markt op school, waarbij zelfgemaakte knutselwerken worden verkocht, een flessen-ophaal-actie,  een rommelmarkt, een fancyfair. Inzamelen kan ook via de Clubkas campagne van de Rabobank, de Goed doel spaaractie van Jan Linders, de Jantje Beton- of Oranjefondscollecte.
• Informeer eens bij andere organisaties wat hun inzamelingsactie heeft opgeleverd, hoe zij dit hebben aangepakt, aan welke voorwaarden voldaan moet worden en wat de opbrengst is.
• Bepaal samen met de werkgroep welke inzamelingsactie voor jullie project het best passend is en wat het meeste op zou kunnen leveren.

Goedkeuring van subsidies, fondsen en sponsoren

Tussentijds zullen subsidiërende instanties, fondsen of sponsoren vragen hebben over de voortgang of aanvullende informatie. Sta hen netjes te woord. Bij goedkeuring (honorering) van een gevraagd bedrag wordt vaak op prijs gesteld dat hun naam wordt genoemd in de pers of andere uitingen naar buiten toe. Vergeet deze organisaties ook zeker niet bij de uitnodiging voor de opening van jullie schoolplein.

TIP: Hier vind je een voorbeeld van een stappenplan van één van onze collega’s in het buiten spelen. Leuk om te lezen en dan om te bouwen naar je eigen situatie. De scheiding tussen een kinderplan en een grote-mensen-plan is hier duidelijk weergegeven.